Grundlagen der Nebenkostenabrechnung

Die Nebenkostenabrechnung kann einem Kopfzerbrechen bereiten. So stellt sich zum Beispiel die Frage, wie die Nebenkosten auf die Nutzer:innen verteilt oder wie sie abgerechnet werden.

In diesem Beitrag klären wir diese und weitere Fragen rund um die Nebenkostenabrechnung.

Nebenkosten sind Kosten, welche mit dem Gebrauch des Mietobjekts (Nutzeinheit) zu tun haben. Das sind zum Beispiel Kosten für die Heizung, Warmwasser, Gartenpflege, Schneeräumung oder Kehrichtgebühren.

Kosten, die den Gebrauch der Nutzeinheit nicht tangieren, sind zwar keine Nebenkosten, können jedoch trotzdem auf anderem Wege auf die Nutzer:innen umgelegt werden. Dazu gehören beispielsweise laufende Kosten, wie werterhaltende Massnahmen. Diese werden mit den Mietzinseinnahmen verrechnet. Auch wertsteigernde Investitionen können auf den Mietzins umgelegt werden.

Grundsätzlich gilt, dass nur die Kosten umgelegt werden dürfen, die im Mietvertrag erwähnt werden. Bei Kosten, die nicht als Nebenkosten ausgewiesen werden, wird angenommen, dass diese bereits im Mietzins inbegriffen sind. Sie werden also bereits mit dem Mietzins beglichen.

Der Mietvertrag sollte immer auf seine Vollständigkeit geprüft werden. Wenn zum Beispiel in einem Gebäude ein Lift installiert wird, können die Liftkosten auf die Nutzer:innen umgelegt werden. Wichtig ist jedoch, dass der Mietvertrag vor der Unterzeichnung angepasst wird. Bei laufenden Mietverhältnissen können Nebenkosten nur per Vertragsänderung nachträglich aufgeführt werden.

Im Normalfall werden folgende Nebenkostenarten im Mietvertrag festgehalten:

- Heiz- und Warmwasserkosten

- Wasser und Abwasser

- Kehricht

- Hauswart

- Treppenhausreinigung und Lift

- TV-Gebühren, Allgemeinstrom und Waschmaschine

- Gartenpflege und Schneeräumung

- Serviceabos und Verwaltungskosten

- Brandschutz- und Bewachungskosten

Diese Kostenarten dürfen im Mietvertrag als Nebenkosten deklariert werden. In der Praxis kann dies jedoch variieren. So können gewisse Nebenkosten direkt im Mietzins inbegriffen sein und erscheinen folglich nicht auf der Nebenkostenabrechnung.

Oft werden auch verschiedene Nebenkostenarten unter einer Position in der Nebenkostenabrechnung aufgeführt. Die Kosten für die "Waschmaschine" werden zum Beispiel oft in den Allgemeinstromkosten aufgelistet oder die Nebenkostenart "Lift" wird zum Teil auf Allgemeinstrom und Serviceabos aufgeteilt.

Es gibt zwei Möglichkeiten, sowie Mischformen, um die Nebenkosten an die Nutzer:innen zu verteilen. Wenn die Nutzeinheit mit einem Zähler ausgestattet ist, sollte grundsätzlich der individuelle Verbrauch abgerechnet werden. Andernfalls müssen objektiv begründbare Verteilschlüssel angewendet werden.

Heiz- und Warmwasserkosten: Diese verbrauchsabhängigen Kosten werden oft mit Hilfe von Zählern abgerechnet. Verfügt die Nutzeinheit über kein individuelles Messgerät, so können die Kosten nach Kubik- oder Quadratmeterzahl umgelegt werden.

Achtung: Kantonal werden in der Schweiz zum Teil Messungen vorgeschrieben.

Verbrauchsunabhängige Kosten: Für diese Kosten, wie zum Beispiel für die Gartenpflege oder dem Allgemeinstrom, können Vermieter:innen einen plausibel begründbaren Umlageschlüssel festlegen. Hier kann also auch pro Nutzeinheit, pro Bewohner oder nach Anzahl Zimmer abgerechnet werden, solange dem Verteilschlüssel eine sachliche Begründung zu Grunde liegt.

Gut zu wissen: Es ist von der Verteilung nach Anzahl Personen abzuraten, da dieser Verteilschlüssel zu ungenau ist.

Nebenkosten können je nach Mietvertrag mit Akonto- oder Pauschalrechnungen abgerechnet werden. Beides ist mit unserer Online-Software möglich.

Bei Akontorechnungen bezahlen die Mieter:innen monatlich einen Beitrag an die Nebenkosten. Dieser monatliche Beitrag wird im Voraus fällig. Mit der Nebenkostenabrechnung weisen die Vermieter:innen aus, in welcher Höhe sich die Kosten tatsächlich belaufen. Wurde vom Mieter zu viel einbezahlt, wird ihm der Betrag zurückerstattet. Wurde zu wenig einbezahlt, wird ihm den Restbetrag noch in Rechnung gestellt.

Bei Pauschalrechnungen bezahlen die Mieter:innen einen pauschalen Beitrag, wobei keine Rückerstattungen oder Nachzahlungen fällig werden.

Wie Sie die monatlichen Akontobeiträge in zevvy hinterlegen, lesen Sie in unserer Anleitung.