Kontakte per CSV importieren

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Kontakte und deren Eigenschaften aus einer CSV-Datei in die zevvy webapp importieren können.

Das Minimum an Informationen, die wir benötigen, sind

• Name
• Strasse (Street)
• Postleitzahl (Zip)
• Ort (City)

Unsere Vorlage finden Sie weiter unten. In der Vorlage finden Sie alle möglichen Felder, die Sie für die Kontakte setzen können.

Mieterverlauf:
Sie können beispielsweise auch ein Einzugsdatum und ein Auszugsdatum eingeben. Hierfür wird zwingend die Referenznummer der Nutzeinheit benötigt. Diese muss dieselbe sein, wie sie bei der Nutzeinheit hinterlegt ist. Bei einer Nutzeinheit können Sie diese unter Eigenschaften, Referenz-ID, hinterlegen.

Wenn kein Einzugsdatum definiert ist, wird der Kontakt im Kontaktbuch angelegt, ohne einer Wohnung zugeordnet zu werden. Wenn ein Einzugsdatum, aber kein Auszugsdatum definiert ist, wird der Nutzer auf unbestimmte Zeit in die entsprechende Nutzeinheit einziehen.

Mutationen aktiver Nutzer / Mieter:
Um den Status eines aktiven Nutzers zu mutieren (den Mieter ausziehen lassen), müssen Sie direkt in zevvy den Status ändern. Ein Beispiel; Sie importieren ein CSV und lassen Peter Muster per Januar 2024 auf unbestimmt einziehen. Herr Muster zieht im Juni 2024 aus. Sie müssen den Auszieh-Zeitpunkt nun direkt in zevvy erfassen. Danach können Sie die neuen Mieter einziehen lassen - das wäre wieder per CSV import möglich. Dies bezieht sich daher lediglich auf den aktiven Nutzer innerhalb einer Nutzeinheit.

Falls Herr Muster vorher im selben Haus in einer anderen Wohnung gewohnt hat, können Sie diese Historie per CSV importieren, um den Mieterverlauf zu sehen.
Sie können daher auch mehrere Nutzer in die selbe Nutzeinheit importieren. Dafür müssen Sie in der CSV-Datei dementsprechend den Mieterverlauf abbilden, inklusive den korrekten Ein- und Auszugsdaten.
In der Vorlage finden Sie ein Beispiel dafür.

Wenn Sie in zevvy eingeloggt sind, klicken Sie links auf den Assistenten Auswahl und wählen dort den Punkt Kontaktdaten aus CSV [1].

Danach startet der Assistent im gleichen Fenster.

Sie können nun die Einstellungen für den Import vornehmen. Geben Sie an, wie Ihre CSV-Datei aufgebaut ist.

Zuerst wählen Sie aus, für welche Liegenschaft [1] Sie die Kontakte importieren möchten.

Danach wählen Sie aus, durch welches Trennzeichen [2] die Inhalte in der CSV-Datei getrennt werden (Semikolon oder Komma).

Als nächstes müssen Sie uns mitteilen, ob die CSV-Datei eine Kopfzeile [3] enthält.

Schliesslich können Sie Ihre CSV-Datei [4] hochladen. Wenn die Datei das richtige Format hat, wird dies mit einem Häkchen bestätigt.

Danach können Sie den Vorgang starten [5].

Wenn eine Zeile nicht importiert werden konnte, wird dies hier in der Kontrollübersicht angezeigt. Dies kann z.B. daran liegen, dass die Daten unvollständig sind, die angegebene Referenz-ID nicht gefunden werden konnte, der Kontakt bereits existiert oder für den geplanten Termin bereits Mieter vorhanden sind.

Liegt kein Fehler vor, wurden alle Kontakte gemäss CSV angelegt, wie im Screenshot zu sehen ist.

Wir empfehlen, die Kontakte in der Kontaktübersicht zu überprüfen. Die Kontaktliste finden Sie unter "Einstellungen", "Kontakte".

Falls Sie Kontakte einer Nutzeinheit zugewiesen haben, empfehlen wir, dies kurz in der Nutzeinheit zu überprüfen.